Es gibt zwei Möglichkeiten zur Bearbeitung von Zahlungen, die per Kreditkarte eingehen. Odoo unterstützt beide Ansätze, so dass Sie denjenigen verwenden können, der Ihren Gewohnheiten besser entspricht.
- Uneingezahlte Gelder (meist in europäischen Ländern verwendet): Sobald Sie die Autorisierung für die Kreditkartenzahlung erhalten haben, verbuchen Sie eine Zahlung per Kreditkarte auf der Rechnung (unter Verwendung eines Kreditkartenjournals und gebucht auf dem Konto für nicht eingezahlte Gelder). Sobald die Kreditkartenzahlungen auf Ihrem Bankkonto eingetroffen sind, überweisen Sie Geld von den nicht eingezahlten Mitteln auf Ihr Bankkonto.
- Nur ein Journaleintrag (meist in den USA verwendet): Sobald Sie die Kreditkartenzahlung erhalten haben, erfassen Sie bei Ihrer Bank eine Zahlung, die per Kreditkarte bezahlt wurde, ohne die nicht eingezahlten Gelder zu durchlaufen. Sobald Sie Ihren Kontoauszug bearbeitet haben, nehmen Sie den Abgleich mit Ihrem Bank-Feed und der Kreditkartenzahlung vor, ohne eine spezielle Journalbuchung zu erstellen.
Wir empfehlen den ersten Ansatz, da er genauer ist (Ihr Bankkontostand ist korrekt, unter Berücksichtigung der noch nicht eingelösten Kreditkartenkonten). Beide Ansätze erfordern den gleichen Aufwand.
Wenn Sie eCommerce und ein automatisiertes Zahlungs-Gateway verwenden, brauchen Sie sich nur um den Bankabgleich zu kümmern, da bezahlte Rechnungen automatisch im richtigen Journal erfasst werden. Sie werden den zweiten Ansatz verwenden.
Auch wenn die erste Methode sauberer ist, unterstützt Odoo den zweiten Ansatz, weil einige Buchhalter daran gewöhnt sind (QuickBooks- und Peachtree-Benutzer).
Option 1: Nicht eingezahlte Gelder
Konfiguration
Gehen Sie im Modul Buchhaltung auf
Erstellen Sie eine Zeitschrift namens ‚Kreditkartenzahlungen‘ mit den folgenden Daten:
- Journal Name: Ihre Kreditkarte
- Standard-Lastkonto: Kreditkarte
- Standard-Guthabenkonto: Kredit-Karten
Die Kontoart sollte „Kreditkarte“ lauten. Vergessen Sie danach nicht, das Konto „Kreditkarten“ auf „Abgleich zulassen“ zu setzen.
Von Kreditkartenzahlungen bis zu Kontoauszügen
Die erste Möglichkeit, mit Kreditkarten umzugehen, ist die Erstellung eines Kreditkartenjournals. Auf diese Weise werden Kreditkarten zu einer eigenständigen Zahlungsmethode, und Sie werden zwei Transaktionen aufzeichnen.
Sobald Sie eine Kunden-Kreditkartenzahlung erhalten haben, gehen Sie zu der entsprechenden Rechnung und klicken Sie auf Zahlung registrieren. Geben Sie die Informationen über die Zahlung ein:
- Zahlungsmethode: Mit Kreditkarte
- Memo: Schreiben Sie die Rechnungsreferenz
Dieser Vorgang erzeugt die folgende Journalbuchung:
| Konto | Übereinstimmung der Erklärung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Debitorenkonto | 100.00 | ||
| Kreditkarten | 100.00 |
Die Rechnung wird als bezahlt markiert, sobald Sie die Kreditkartenzahlung erfassen.
Sobald Sie die Kontoauszüge erhalten haben, werden Sie diesen Auszug mit der Kreditkarte abgleichen, die sich auf dem Konto „Kreditkarte“ befindet.
| Konto | Übereinstimmung der Erklärung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Kreditkarten | X | 100.00 | |
| Bank | 100.00 |
Wenn Sie diesen Ansatz zur Verwaltung von Kreditkartenzahlungen verwenden, erhalten Sie die Liste der Kreditkartenzahlungen, die nicht auf dem Konto „Kreditkarte“ (das z.B. aus dem Hauptbuch zugänglich ist) eingelöst wurden.
Bemerkung
Beide Methoden werden am Ende des Prozesses die gleichen Daten in Ihrer Buchhaltung erzeugen. Wenn Sie jedoch Kreditkarten haben, die noch nicht eingelöst wurden, ist diese Methode sauberer, da diese Kreditkarten noch nicht auf Ihrem Bankkonto gemeldet wurden.
Option 2: Nur eine Journalbuchung
Konfiguration
Es gibt nichts zu konfigurieren, wenn Sie vorhaben, Ihre Kreditkarten mit dieser Methode zu verwalten.
Von Kreditkartenzahlungen bis zu Kontoauszügen
Sobald Sie eine Kunden-Kreditkartenzahlung erhalten haben, gehen Sie zu der entsprechenden Rechnung und klicken Sie auf Zahlung registrieren. Geben Sie die Informationen über die Zahlung ein:
- Zahlungsmethode: die Bank, die für die Einzahlung verwendet wird
- Memo: Schreiben Sie die Transaktionsnummer der Kreditkarte
Die Rechnung wird als bezahlt markiert, sobald die Kreditkartenzahlung erfasst wurde. Sobald Sie die Kontoauszüge erhalten haben, nehmen Sie den Abgleich mit dem Auszug und dieser tatsächlichen Zahlung vor (technisch gesehen: diese Zahlung kennzeichnen und mit der Auszugszeile in Beziehung setzen).
Mit diesem Ansatz erhalten Sie in Ihren Büchern den folgenden Zeitschrifteneintrag:
| Konto | Übereinstimmung der Erklärung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Debitorenkonto | X | 100.00 | |
| Bank | 100.00 |
Tipp
Sie können die Zahlung auch direkt erfassen, ohne auf die Kundenrechnung zu gehen, indem Sie das oberste Menü benutzen. Diese Methode kann bequemer sein, wenn Sie viele Kreditkarten in einem Stapel aufzuzeichnen haben, aber Sie müssen die Buchungen anschließend abstimmen (Zahlungen mit Rechnungen abgleichen).
Wenn Sie diesen Ansatz für die Verwaltung empfangener Kreditkarten verwenden, können Sie den Bericht „Bankabstimmungsbericht“ verwenden, um zu überprüfen, welche Kreditkarten von der Bank empfangen oder bezahlt wurden (dieser Bericht ist über die Option „Mehr“ aus dem Buchhaltungs-Dashboard auf dem entsprechenden Bankkonto verfügbar).
