Mitarbeiterausgaben sind Kosten, die im Namen des Unternehmens anfallen. Das Unternehmen erstattet diese Auslagen dann dem Mitarbeiter. Die am häufigsten angetroffenen Belege sind:
- autoreisen, die pro Entfernungseinheit (Meile oder Kilometer) erstattet werden,
- aufenthaltskosten, die auf der Grundlage der Rechnung erstattet werden,
- andere Einkäufe, wie Schreibwaren und Bücher, die für das Unternehmen bestimmt sind, aber vom Arbeitnehmer getätigt werden.
Konfiguration
Um Ausgaben zu verwalten, müssen Sie die Anwendung Expense Tracker aus dem Modul Apps installieren.
Sie müssen auch das Modul Sales Management installieren, um Ihre Ausgaben Ihren Kunden erneut in Rechnung stellen zu können.
Sobald diese Anwendungen installiert sind, können Sie die verschiedenen Produkte konfigurieren, die die Arten von Ausgaben darstellen. Um die ersten Produkte zu erstellen, gehen Sie zum Menü in der Expenses Anwendung.
Einige Beispiele für Produkte können sein:
Reisen (Auto)
- Produkttyp: Dienst
- Rechnungsstellungspolitik: Rechnungsstellung nach Zeit und Material
- Richtlinie zur Spesenabrechnung: Zum Verkaufspreis
- Verkaufspreis: 0,32
- Maßeinheit: Km oder Meile (Sie müssen die Option Mehrfache Maßeinheit unter aktivieren)
Hotel
- Produkttyp: Dienst
- Rechnungsstellungspolitik: Rechnungsstellung nach Zeit und Material
- Richtlinie zur Spesenabrechnung: Zum Selbstkostenpreis
- Maßeinheit: Einheit
In diesen Beispielen wird das erste Produkt eine Ausgabe sein, die wir dem Mitarbeiter auf der Grundlage der mit seinem eigenen Auto zurückerstatten (z.B. um einen Kunden zu besuchen): 0,32€ / km. Das Hotel wird auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten des Hotels erstattet.
Stellen Sie sicher, dass bei all diesen Produkten das Kontrollkästchen Kann als Aufwand verbucht werden angekreuzt und die Fakturierungsrichtlinie auf Rechnung nach Zeit und Material eingestellt ist. Diese Fakturierungsrichtlinie bedeutet, dass Odoo, wenn der Aufwand im Zusammenhang mit einem Kundenprojekt/Verkaufsauftrag steht, diesen Aufwand dem Kunden erneut in Rechnung stellt.
Odoo unterstützt zwei Arten von Ausgaben:
- ausgaben, die vom Arbeitnehmer mit seinem eigenen Geld bezahlt werden
- ausgaben, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt werden
Der Ausgaben-Workflow
Eine neue Ausgabe erfassen
Jeder Mitarbeiter des Unternehmens kann seine Spesen unter registrieren. So funktioniert der Workflow für persönliche Ausgaben:
- ein Angestellter seine Ausgaben aufzeichnet und sie dem Manager vorlegt
- der Manager die Ausgaben genehmigt oder ablehnt
- der Buchhalter Journalbuchungen vornimmt
- das Unternehmen erstattet die Kosten des Mitarbeiters (der Mitarbeiter ist wie ein Kreditor, mit einem Kreditorenkonto)
- wenn die Ausgaben mit einem analytischen Konto verbunden sind, kann das Unternehmen dem Kunden eine neue Rechnung ausstellen
Für jede Ausgabe sollte der Mitarbeiter mindestens eine Aufzeichnung machen:
- eine Beschreibung: diese sollte die Referenz des Tickets / der Rechnung enthalten
- ein Produkt: die Ausgabenart
- einen Preis (z.B. Hotel) oder eine Menge (z.B. Rückerstattung von km, wenn er mit seinem eigenen Auto reist)
Je nach den Richtlinien des Unternehmens muss er möglicherweise einen Scan oder ein Foto der Ausgaben beifügen. Dazu schreibt er einfach eine Nachricht an die Unterseite der Ausgabe und fügt den Scan der Rechnung/des Tickets als Anlage bei.
Wenn der Aufwand mit einem Kundenprojekt verbunden ist, sollten Sie nicht vergessen, ein analytisches Konto einzurichten, das mit dem Kundenprojekt oder dem Verkaufsauftrag verbunden ist (Sie müssen eventuell analytische Konten in den Buchhaltungseinstellungen aktivieren, um diese Funktion zu erhalten).
Sobald der Aufwand vollständig erfasst ist, muss der Mitarbeiter auf die Schaltfläche Submit to Manager klicken. In einigen Unternehmen sollten die Mitarbeiter ihre Ausgaben gruppiert am Ende des Monats oder am Ende einer Geschäftsreise einreichen.
Ein Mitarbeiter kann alle seine Ausgaben in Stapeln einreichen, indem er die Aktion Ausgaben einreichen aus der Listenansicht der Ausgaben oder die kleinen Symbole in der Listenansicht verwendet.
Validierung durch den Manager
Vorgesetzte sollten für jede zu genehmigende Ausgabe eine E-Mail erhalten (der Vorgesetzte eines Mitarbeiters wird auf dem Mitarbeiterformular definiert). Sie können das Menü Zu genehmigen verwenden, um alle Ausgaben zu prüfen, die auf die Genehmigung warten.
Der Manager kann:
- über eine Ausgabe diskutieren, um weitere Informationen zu erfragen (z.B. wenn ein Scan der Rechnung fehlt);
- eine Ausgabe ablehnen;
- eine Ausgabe genehmigen.
Kontrolle durch den Buchhalter
Dann sollten alle Ausgaben, die vom Manager validiert wurden, vom Buchhalter gebucht werden. Wenn eine Ausgabe gebucht wird, wird die zugehörige Journalbuchung erstellt und in Ihrer Buchhaltung gebucht.
Wenn der Buchhalter nur eine einzige Journalbuchung für eine Gruppe von Ausgaben erstellen möchte, kann er Ausgaben in Gruppen von der Listenansicht aller Ausgaben aus buchen.
Ausgaben den Kunden erneut in Rechnung stellen
Wenn der Aufwand mit einem analytischen Konto verbunden war, das sich auf einen Verkaufsauftrag bezieht, hat der Verkaufsauftrag eine neue Zeile, die sich auf den Aufwand bezieht. Diese Zeile wird dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt und wird in die nächste Rechnung aufgenommen, die an den Kunden geschickt wird (Reise- und Übernachtungskosten für ein Kundenprojekt in Rechnung stellen)
Um dem Kunden eine Rechnung auszustellen, klicken Sie einfach auf den Rechnungsknopf auf seinem Verkaufsauftrag. (oder es erfolgt automatisch am Ende der Woche/des Monats, wenn Sie alle Ihre Bestellungen im Stapel fakturieren)
Den Arbeitnehmer entschädigen
Wenn die Ausgaben mit dem eigenen Geld des Mitarbeiters bezahlt wurden, sollte das Unternehmen den Mitarbeiter entschädigen. In einem solchen Fall erscheint der Mitarbeiter in dem gealterten zahlbaren Saldo, bis das Unternehmen ihm seine Ausgaben erstattet.
Sie müssen lediglich eine Zahlung an diesen Mitarbeiter in Höhe des fälligen Betrags anlegen.
Sonstiges
Ausgaben, die den Kunden nicht erneut in Rechnung gestellt werden
Wenn einige Ausgaben den Kunden nicht erneut in Rechnung gestellt werden sollen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
wenn die Entscheidung, eine Rechnung auszustellen oder nicht, sich auf das Produkt bezieht, ändern Sie die Rechnungsstellungspolitik für das Produkt:
- basierend auf Zeit und Material: Rechnen Sie dem Kunden erneut Rechnung
- basierend auf Verkaufsaufträgen: stellen Sie dem Kunden keine neue Rechnung
- wenn Sie eine Ausnahme für eine Rechnung machen müssen, die dem Kunden nicht erneut in Rechnung gestellt werden soll, legen Sie das zugehörige analytische Konto für diese Rechnung nicht fest.