Sobald die Lieferantenrechnungen in Odoo registriert sind, können Sie die Lieferanten problemlos mit dem richtigen Betrag und zum richtigen Zeitpunkt bezahlen (nicht zu spät, nicht zu früh; abhängig von Ihrer Lieferantenpolitik). Odoo bietet auch Berichte zur Nachverfolgung Ihrer älteren fälligen Salden.
Wenn Sie die von Ihren Lieferanten erhaltenen Lieferantenrechnungen kontrollieren möchten, können Sie die Anwendung Odoo Purchase verwenden, mit der Sie diese automatisch auf der Grundlage früherer Bestellungen kontrollieren und vorvervollständigen können.
Von der Lieferantenrechnung zur Zahlung
Neue Eingangsrechnung eintragen.
Wenn eine Kreditorenrechnung eingeht, können Sie sie unter in der Buchhaltungsanwendung erfassen. Als Abkürzung können Sie auch die Funktion Neue Rechnung auf dem Buchhaltungs-Dashboard verwenden.
Um eine neue Lieferantenrechnung zu registrieren, wählen Sie zunächst einen Lieferanten aus und geben Sie seine Rechnung als Lieferantenreferenz ein. Fügen Sie dann die Produktlinien hinzu und bestätigen Sie sie, wobei Sie darauf achten müssen, dass die richtigen Produktmengen, Steuern und Preise vorhanden sind.
Sichern Sie die Rechnung, um die Vorsteuer- und Steuerbeträge am unteren Bildschirmrand zu aktualisieren. Wahrscheinlich werden Sie die Preise Ihrer Produkte ohne Steuern konfigurieren müssen, da Odoo die Steuer für Sie berechnet.
Bemerkung
In der linken unteren Ecke zeigt Odoo eine zusammenfassende Tabelle aller Steuern auf der Lieferantenrechnung an. In mehreren Ländern werden verschiedene Methoden akzeptiert, um die Summen zu runden (Runden pro Zeile oder global). Die Standardmethode zur Rundung in Odoo ist die Rundung der Endpreise pro Zeile (da Sie pro Produkt unterschiedliche Steuern haben können, z.B. Alkohol und Zigaretten). Wenn Ihr Lieferant jedoch einen anderen Steuerbetrag auf seiner Rechnung hat, können Sie den Betrag in der Tabelle unten links ändern, um ihn anzupassen und abzugleichen.
Die Lieferantenrechnung validieren
Sobald die Lieferantenrechnung validiert ist, wird eine Journalbuchung basierend auf der Konfiguration auf der Rechnung erstellt. Diese Journalbuchung kann je nach Buchhaltungspaket, das Sie verwenden, unterschiedlich sein.
Für die meisten europäischen Länder werden für die Journalbuchung die folgenden Konten verwendet:
- Zahlbare Konten: auf dem Lieferantenformular definiert
- Steuern: definiert auf den Produkten und pro Zeile
- Aufwendungen: definiert auf dem verwendeten Einzelpostenprodukt
Für die angelsächsische (US) Buchhaltung wird die Journalbuchung die folgenden Konten verwenden:
- Zahlbare Konten: auf dem Lieferantenformular definiert
- Steuern: definiert auf den Produkten und pro Zeile
- ** Erhaltene Waren:** auf dem Produktformular definiert
Sie können Ihre Gewinn- und Verlust- oder Bilanzberichte überprüfen, nachdem Sie einige Lieferantenrechnungen validiert haben, um die Auswirkungen auf Ihr Hauptbuch zu sehen.
Eine Rechnung bezahlen
Um direkt eine Zahlung für eine offene Lieferantenrechnung zu erstellen, können Sie oben im Formular auf Zahlung registrieren klicken.
Von dort aus wählen Sie die Zahlungsmethode (d.h. Scheckkonto, Kreditkarte, Scheck, etc…) und den Betrag, den Sie bezahlen möchten. Standardmäßig schlägt Odoo den gesamten Restbetrag auf der Rechnung zur Zahlung vor. Im Notizfeld empfehlen wir Ihnen, die Nummer der Lieferantenrechnung als Referenz anzugeben (Odoo füllt dieses Feld automatisch aus der Lieferantenrechnung aus, wenn es korrekt eingestellt ist).
Bemerkung
Sie können eine Zahlung an einen Lieferanten auch direkt registrieren, ohne sie auf eine Lieferantenrechnung anzuwenden. Wählen Sie dazu . Von der Lieferantenrechnung aus können Sie dann diese Zahlung direkt mit der Lieferantenrechnung abgleichen.
Lieferantenschecks drucken
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Lieferantenrechnungen per Scheck zu bezahlen, bietet Odoo eine Methode an, dies direkt von Ihren Lieferantenzahlungen innerhalb von Odoo aus zu tun. Unabhängig davon, ob Sie dies täglich oder lieber am Ende der Woche tun, können Sie Schecks in Stapeln drucken.
Wenn Sie Schecks ausdrucken müssen, fungiert das Accounting Dashboard von Odoo als To-Do-Liste und erinnert Sie daran, wie viele Schecks Sie noch ausdrucken müssen.
Wenn Sie die Menge der zu druckenden Schecks auswählen, können Sie direkt in eine Liste aller Zahlungen eintauchen, die zur Bearbeitung bereit stehen.
Markieren Sie alle Schecks, die Sie drucken möchten (verwenden Sie das erste Ankreuzfeld, um sie alle auszuwählen), und setzen Sie die Aktion auf Schecks drucken. Odoo fordert Sie auf, die nächste Schecknummer in der Sequenz zu setzen und druckt dann alle Schecks auf einmal.
Berichtswesen
Fälligkeitssaldo
Um eine Liste der offenen Kreditorenrechnungen und der zugehörigen Fälligkeitsdaten zu erhalten, können Sie den Bericht Aged Payable im Menü „Reporting“ (in ) verwenden, um sich einen Überblick über all Ihre ausstehenden Rechnungen zu verschaffen.
Von hier aus können Sie direkt auf den Namen eines Anbieters klicken, um die Details aller ausstehenden Rechnungen und die fälligen Beträge zu öffnen, oder Sie können eine beliebige Zeile mit Anmerkungen versehen, um Informationen für das Management zu erhalten. Während Sie den Bericht durchsehen, können Sie jederzeit direkt in Excel oder PDF drucken und genau das erhalten, was Sie auf dem Bildschirm sehen.