Odoo unterstützt mehrere Rechnungs- und Zahlungs-Workflows, so dass Sie diejenigen auswählen und verwenden können, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Ganz gleich, ob Sie eine einzelne Zahlung für eine einzelne Rechnung akzeptieren oder eine Zahlung verarbeiten möchten, die sich über mehrere Rechnungen erstreckt und Skonto für vorzeitige Zahlungen in Anspruch nimmt, Sie können dies effizient und genau tun.
Vom Rechnungsentwurf zum Gewinn und Verlust
Wenn wir am Ende eines typischen „Order to cash“-Szenarios, nachdem die Waren versandt wurden, abholen, werden Sie: eine Rechnung ausstellen; die Zahlung erhalten; diese Zahlung bei der Bank einzahlen; sicherstellen, dass die Kundenrechnung geschlossen ist; nachfassen, wenn die Kunden zu spät kommen; und schließlich Ihre Einnahmen im Gewinn- und Verlustbericht präsentieren und den Rückgang der Aktiva im Bilanzbericht ausweisen.
Die Rechnungsstellung erfolgt in den meisten Ländern dann, wenn eine vertragliche Verpflichtung erfüllt ist. Wenn Sie eine Kiste an einen Kunden versenden, haben Sie die Vertragsbedingungen erfüllt und können diese in Rechnung stellen. Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine Sendung schickt, hat er die Vertragsbedingungen erfüllt und kann Ihnen die Rechnung stellen. Daher sind die Vertragsbedingungen erfüllt, wenn die Kiste zum oder vom LKW transportiert wird. An diesem Punkt unterstützt Odoo die Erstellung eines sogenannten Rechnungsentwurfs durch Mitarbeiter des Lagers.
Erstellung von Rechnungen
Rechnungsentwürfe können manuell aus anderen Dokumenten wie Kundenaufträgen, Bestellungen usw. generiert werden. Sie können jedoch auch direkt einen Rechnungsentwurf erstellen, wenn Sie dies wünschen.
Dem Kunden muss eine Rechnung mit den notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden, damit er die bestellten und gelieferten Waren und Dienstleistungen bezahlen kann. Sie muss auch andere Informationen enthalten, die erforderlich sind, um die Rechnung rechtzeitig und präzise zu bezahlen.
Rechnungsentwürfe
Das System erzeugt Rechnungen, die zunächst auf den Status Entwurf gesetzt werden. Während diese Rechnungen
nicht validiert bleiben, haben sie keine buchhalterischen Auswirkungen innerhalb des Systems. Nichts hindert die Benutzer daran, ihre eigenen Rechnungsentwürfe zu erstellen.
Lassen Sie uns eine Kundenrechnung mit folgenden Informationen erstellen:
- Kunde: Agrolait
- Produkt: iMac
- Anzahl: 1
- Einzelpreis: 100
- Steuern: Steuer 15%
Das Dokument besteht aus drei Teilen:
- oben auf der Rechnung, mit Kundeninformationen,
- den Hauptteil der Rechnung mit detaillierten Rechnungszeilen,
- unten auf der Seite, mit Einzelheiten zu den Steuern und den Gesamtbeträgen.
Offene oder Pro-Forma-Rechnungen
Eine Rechnung enthält in der Regel die Menge und den Preis von Waren und/oder Dienstleistungen, das Datum, alle beteiligten Parteien, die eindeutige Rechnungsnummer und alle Steuerinformationen.
„Validieren“ Sie die Rechnung, wenn Sie bereit sind, sie zu genehmigen. Die Rechnung geht dann vom Status „Entwurf“ in den Status „Offen“ über.
Wenn Sie eine Rechnung validiert haben, gibt Odoo ihr eine eindeutige Nummer aus einer definierten und veränderbaren Sequenz.
Buchhaltungseinträge, die dieser Rechnung entsprechen, werden automatisch erzeugt, wenn Sie die Rechnung validieren. Sie können die Details sehen, indem Sie auf die Buchung im Feld Journalbuchung auf der Registerkarte „Andere Info“ klicken.
Senden Sie die Rechnung an den Kunden
Nachdem Sie die Kundenrechnung validiert haben, können Sie sie über die Funktion ‚Per E-Mail senden‘ direkt an den Kunden senden.
Eine typische Journalbuchung, die aus einer validierten Rechnung erzeugt wird, sieht wie folgt aus:
| Paypal-Konto | Partner | Tagesdatum | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| Außenstände | Agrolait | 01/07/2015 | 115 | |
| Steuern | Agrolait | 15 | ||
| Verkäufe | 100 |
Zahlung
In Odoo gilt eine Rechnung als bezahlt, wenn die zugehörige Buchhaltungsbuchung mit den Zahlungsbuchungen abgestimmt ist. Wenn keine Abstimmung stattgefunden hat, bleibt die Rechnung im Status Offen, bis Sie die Zahlung eingegeben haben.
Eine typische Journalbuchung, die aus einer Zahlung generiert wird, sieht wie folgt aus:
| Paypal-Konto | Partner | Tagesdatum | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| Bank | Agrolait | 115 | ||
| Außenstände | Agrolait | 115 |
Erhalten Sie eine Teilzahlung über den Kontoauszug
Sie können Ihre Kontoauszüge manuell in Odoo eingeben oder sie aus einer csv-Datei oder aus mehreren anderen vordefinierten Formaten entsprechend Ihrer Buchhaltungslokalisierung importieren.
Erstellen Sie einen Kontoauszug aus dem Buchhaltungs-Dashboard mit dem zugehörigen Journal und geben Sie einen Betrag von $100 ein.
Ausgleich
Jetzt wollen wir uns versöhnen!
Sie können jetzt jede Transaktion durchgehen und sie abstimmen oder Sie können eine Massenabstimmung mit den Anweisungen am unteren Ende durchführen.
Nach dem Abgleich der Posten auf dem Blatt zeigt die zugehörige Rechnung nun „Sie haben ausstehende Zahlungen für diesen Kunden. Sie können sie abstimmen, um diese Rechnung zu bezahlen. „
Wenden Sie die Zahlung an. Unten können Sie sehen, dass die Zahlung der Rechnung hinzugefügt wurde.
Follow-up der Zahlung
Es gibt einen wachsenden Trend, dass Kunden Rechnungen immer später bezahlen. Deshalb müssen Sammler alle Anstrengungen unternehmen, um Geld einzusammeln und es schneller einzutreiben.
Odoo hilft Ihnen bei der Definition Ihrer Nachfolgestrategie. Um Kunden daran zu erinnern, ihre ausstehenden Rechnungen zu bezahlen, können Sie verschiedene Aktionen definieren, je nachdem, wie stark der Kunde überfällig ist. Diese Aktionen sind in Follow-up-Stufen gebündelt, die ausgelöst werden, wenn das Fälligkeitsdatum einer Rechnung eine bestimmte Anzahl von Tagen überschritten hat. Wenn es weitere überfällige Rechnungen für denselben Kunden gibt, werden die Aktionen der am stärksten überfälligen Rechnung ausgeführt.
Wenn Sie zum Kundendatensatz gehen und in die „Überfälligen Zahlungen“ eintauchen, sehen Sie die Folgemeldung und alle überfälligen Rechnungen.
Kundenalterungsbericht:
Der Kundenalterungsbericht wird ein zusätzliches Schlüsselinstrument für den Sammler sein, um die Kundenkreditprobleme zu verstehen und Prioritäten für seine Arbeit zu setzen.
Verwenden Sie den Alterungsbericht, um festzustellen, welche Kunden überfällig sind, und beginnen Sie mit Ihren Inkassobemühungen.
Gewinn und Verlust
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Ihre Einnahmen- und Ausgabendetails an. Letztendlich erhalten Sie so ein klares Bild Ihres Nettogewinns und -verlusts. Sie wird manchmal auch als „Gewinn- und Verlustrechnung“ oder „Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben“ bezeichnet
Bilanz
Die Bilanz fasst die Verbindlichkeiten, Vermögenswerte und das Eigenkapital Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammen.
Wenn Sie z.B. Ihren Bestand nach der Methode der kontinuierlichen Buchhaltung verwalten, sollten Sie mit einem Rückgang des Kontos „Umlaufvermögen“ rechnen, sobald das Material an den Kunden ausgeliefert wurde.