Die analytische Buchhaltung kann für verschiedene Zwecke verwendet werden:
- die Kosten eines Unternehmens analysieren
- zeit einem Kunden erneut in Rechnung stellen
- die Leistung einer Dienstleistung oder eines Projekts analysieren
Um die analytische Buchhaltung zu verwalten, müssen Sie sie in aktivieren:
Um analytische Konten klar zu veranschaulichen, werden Sie drei Anwendungsfälle verfolgen, die jeweils in einer von drei verschiedenen Arten von Unternehmen vorkommen:
- Industrieunternehmen: Kosten-Analyse
- Anwaltskanzlei: verbrachte Stunden in Rechnung stellen
- IT-/Dienstleistungsunternehmen: Leistungsanalyse
Fall 1: Industrieunternehmen: Kosten-Analyse
In der Industrie finden Sie häufig analytische Kontenpläne, die nach Abteilungen und Produkten gegliedert sind, auf denen das Unternehmen selbst aufbaut.
Ziel ist es, die Kosten, Umsätze und Margen nach Abteilung/Ressourcen und nach Produkten zu untersuchen. Die erste Ebene der Struktur umfasst die verschiedenen Abteilungen, und die unteren Ebenen repräsentieren die Produktpaletten, die das Unternehmen herstellt und verkauft.
Analytischer Kontenplan für ein industrielles Produktionsunternehmen:
- Marketingabteilung
- Kommerzielle Abteilung
- Verwaltungsabteilung
- Produktionsbereich 1
- Produktionsbereich 2
Im täglichen Gebrauch ist es sinnvoll, das analytische Konto auf jeder Einkaufsrechnung zu vermerken. Wenn die Rechnung genehmigt wird, erzeugt sie automatisch die Buchungen sowohl für das allgemeine als auch für das entsprechende analytische Konto. Für jeden Eintrag in den allgemeinen Konten gibt es mindestens einen analytischen Eintrag, der die Kosten der Abteilung zuordnet, die sie verursacht hat.
Hier ist eine mögliche Aufschlüsselung einiger allgemeiner Buchhaltungseinträge für das obige Beispiel, die verschiedenen analytischen Konten zugeordnet sind:
| Allgemeine Konten | Analytische Konten | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Titel | Paypal-Konto | Debit | Kredit | Paypal-Konto | Wert | |
| Kauf von Rohmaterial | 2122 | 1500 | Produktionsbereich 1 | -1 500 | ||
| Subunternehmer | 2122 | 450 | Produktionsbereich 2 | -450 | ||
| Gutschrift für fehlerhafte Materialien | 2122 | 200 | Produktionsbereich 1 | 200 | ||
| Transportkosten | 2122 | 450 | Produktionsbereich 1 | -450 | ||
| Personalkosten | 2121 | 10000 | Marketing | -2 000 | ||
| Gewerbe | -3 000 | |||||
| Verwaltung | -1 000 | |||||
| Produktionsbereich 1 | -2 000 | |||||
| Produktionsbereich 2 | -2 000 | |||||
| PR | 2122 | 450 | Marketing | -400 |
Die analytische Darstellung nach Abteilungen ermöglicht es Ihnen, die Kosten zu untersuchen, die jeder Abteilung im Unternehmen zugeordnet sind. Der analytische Kontenplan zeigt die Verteilung der Kosten des Unternehmens anhand des obigen Beispiels:
In diesem Beispiel einer hierarchischen Struktur in Odoo können Sie nicht nur die Kosten jeder Produktreihe, sondern auch die Kosten der gesamten Produktion analysieren. Ein Bericht, der sowohl allgemeine Konten als auch analytische Konten betrifft, ermöglicht es Ihnen, eine Aufschlüsselung der Kosten innerhalb einer bestimmten Abteilung zu erhalten.
Die obigen Beispiele basieren auf einer Aufschlüsselung der Kosten des Unternehmens. Analytische Aufteilungen können ebenso effektiv für den Vertrieb sein. So erhalten Sie die Rentabilität (Umsatz - Kosten) der verschiedenen Abteilungen.
Diese analytische Darstellung nach Abteilungen wird im Allgemeinen von Handelsunternehmen und Industrien verwendet.
Eine Variante davon besteht darin, diese nicht nach Vertriebs- und Marketingabteilungen aufzuschlüsseln, sondern die Kosten jeweils der entsprechenden Produktpalette zuzuordnen. Auf diese Weise erhalten Sie eine Analyse der Rentabilität jeder Produktreihe.
Die Wahl des einen gegenüber dem anderen hängt davon ab, wie Sie Ihre Marketinganstrengungen betrachten. Handelt es sich um globale Kosten, die auf irgendeine allgemeine Art und Weise zugeordnet werden, oder ist jede Produktreihe für ihre eigenen Marketingkosten verantwortlich?
Fall 2: Anwaltskanzlei: Personalkosten?
Anwaltskanzleien gehen im Allgemeinen von Fall zu Fall vor, wobei jeder Fall eine aktuelle Kundenakte darstellt. Alle Kosten und Produkte werden dann einer bestimmten Akte/Analysekonto zugeordnet.
Ein Hauptanliegen der Anwaltskanzleien ist die Fakturierung der geleisteten Arbeitsstunden und die Rentabilität pro Fall und pro Mitarbeiter.
Die Mechanismen, die zur Kodierung der geleisteten Arbeitsstunden verwendet werden, werden in der Dokumentation der Stundenzettel ausführlich behandelt. Wie die meisten Systemprozesse sind die geleisteten Arbeitsstunden in die analytische Abrechnung integriert. Geben Sie auf dem Mitarbeiterformular die Kosten des Mitarbeiters an. Der Stundensatz ist eine Funktion der Kosten des Mitarbeiters.
Eine Anwaltskanzlei wird sich also für eine analytische Darstellung entscheiden, die das Zeitmanagement der Mitarbeiter widerspiegelt, die an den verschiedenen Kundenfällen arbeiten.
Die Rechnungsstellung für die verschiedenen Fälle ist etwas ungewöhnlich. Die Fälle stimmen weder mit einer Buchung im allgemeinen Konto überein, noch stammen sie aus Einkaufs- oder Verkaufsrechnungen. Sie werden durch die verschiedenen analytischen Operationen dargestellt und haben keine genauen Entsprechungen in der Hauptbuchhaltung. Sie werden auf der Grundlage der Stundenkosten pro Mitarbeiter berechnet.
Am Ende des Monats, wenn Sie Gehälter und Sozialleistungen zahlen, integrieren Sie diese in die allgemeinen Konten, aber nicht in die analytischen Konten, da sie bereits bei der Abrechnung der einzelnen Konten berücksichtigt wurden. In einem Bericht, der die Daten aus den analytischen und allgemeinen Konten miteinander in Beziehung setzt, können Sie dann die Summen vergleichen, so dass Sie Ihre Schätzungen der Stundenkosten pro Mitarbeiter in Abhängigkeit von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit neu anpassen können.
Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für verschiedene analytische Einträge, die Sie für Ihr analytisches Konto finden können:
| Titel | Paypal-Konto | Bruttoumsatz | Generalkonto | Debit | Kredit | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Die Akte studieren (1 h) | Fall 1.1 | -15 | ||||
| Suche nach Informationen (3 h) | Fall 1.1 | -45 | ||||
| Beratung (4 h) | Fall 2.1 | -60 | ||||
| Nebenkosten | Fall 1.1 | 280 | 705 - Rechnungsstellung | 280 | ||
| Kauf von Schreibwaren | Verwaltung | -42 | 601 - Kauf von Möbeln | 42 | ||
| Treibstoffkosten -Kundenreise | Fall 1.1 | -35 | 613 - Transporte | 35 | ||
| Gehälter des Personals | 6201 - Gehälter | 3 000 |
Eine solche Struktur ermöglicht Ihnen eine detaillierte Untersuchung der Rentabilität verschiedener Transaktionen.
Für weitere Einzelheiten zur Rentabilität lesen Sie bitte das folgende Dokument: Wie lassen sich Personalkosten mit Stundenzetteln verfolgen?
Aber die analytische Buchführung beschränkt sich nicht auf eine einfache Analyse der Rentabilität verschiedener Kunden. Die gleichen Daten können für die automatische Nachbelastung der Leistungen an den Kunden am Monatsende verwendet werden. Um Kunden Rechnungen zu stellen, genügt es, das analytische Konto mit einem Verkaufsauftrag zu verknüpfen und Produkte zu verkaufen, die Stundenzettel oder Ausgaben verwalten.
Fall 3: IT-Dienstleistungsunternehmen: Leistungsanalyse
Die meisten IT-Dienstleistungsunternehmen sind mit den folgenden Problemen konfrontiert:
- projektplanung,
- rechnungsstellung, Rentabilität und finanzielle Begleitung von Projekten,
- verwaltung von Supportverträgen.
Um diese Probleme zu lösen, würden Sie einen analytischen Kontenplan verwenden, der nach Projekt und Verkaufsauftrag strukturiert ist.
Die Verwaltung von Dienstleistungen, Ausgaben und Verkäufen ist ähnlich der oben für Anwälte dargestellten. Auch die Rechnungsstellung und die Untersuchung der Rentabilität sind ähnlich.
Aber sehen Sie sich nun die Supportverträge an. Diese Verträge sind in der Regel auf eine im Voraus bezahlte Anzahl von Stunden beschränkt. Jede Dienstleistung, die in den analytischen Konten gebucht wird, zeigt die verbleibenden Supportstunden an. Um Supportverträge zu verwalten, würden Sie ein Produkt erstellen, das so konfiguriert ist, dass es auf Bestellung in Rechnung gestellt wird, und den Verkaufsauftrag mit einem analytischen Konto verknüpfen
In Odoo listet jede analytische Zeile die Anzahl der verkauften oder verwendeten Einheiten auf, sowie das, was Sie normalerweise dort finden würden - den Betrag in Währungseinheiten (USD oder GBP, oder welche andere Wahl Sie treffen). So können Sie die bei jedem Verkaufsauftrag verkauften und verwendeten Mengen summieren, um festzustellen, ob noch Stunden des Supportvertrags übrig bleiben.
Fazit
Die analytische Buchhaltung hilft Ihnen bei der Analyse von Kosten und Einnahmen unabhängig vom Anwendungsfall. Sie können Dienstleistungen verkaufen oder kaufen, die Zeit verfolgen oder die Produktionsleistung analysieren.
Die analytische Buchhaltung ist flexibel und in allen Odoo-Anwendungen (Verkauf, Einkauf, Stundenzettel, Produktion, Rechnung, …) einfach zu bedienen.