Je nach Ihrem Unternehmen und der Anwendung, die Sie verwenden, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Erstellung von Kundenrechnungen in Odoo zu automatisieren. Gewöhnlich werden Rechnungsentwürfe vom System erstellt (mit Informationen aus anderen Dokumenten wie Kundenaufträgen oder Verträgen), und der Buchhalter muss nur die Rechnungsentwürfe validieren und die Rechnungen im Stapel (per Post oder E-Mail) versenden.
Je nach Ihrem Unternehmen können Sie sich für eine der folgenden Methoden zur Erstellung von Rechnungsentwürfen entscheiden:
Verkäufe
Verkaufsauftrag ‣ Rechnung
In den meisten Unternehmen erstellen Vertriebsmitarbeiter Angebote, die nach ihrer Validierung zu Kundenaufträgen werden. Dann werden auf der Grundlage des Kundenauftrags Rechnungsentwürfe erstellt. Sie haben verschiedene Optionen wie
- Rechnung manuell: Verwenden Sie eine Schaltfläche auf dem Kundenauftrag, um den Rechnungsentwurf auszulösen
- Rechnung vor Lieferung: Rechnen Sie den vollständigen Auftrag vor Auslösen des Lieferauftrags in Rechnung
- Rechnung basierend auf Lieferauftrag: siehe nächster Abschnitt
Rechnung vor Lieferung wird in der Regel von der eCommerce-Anwendung verwendet, wenn der Kunde bei der Bestellung bezahlt und wir danach liefern. (im Voraus bezahlt)
Für die meisten anderen Anwendungsfälle empfiehlt es sich, die Rechnung manuell zu erstellen. Es ermöglicht dem Verkäufer, die Rechnung auf Anforderung mit Optionen auszulösen: die gesamte Bestellung in Rechnung stellen, einen Prozentsatz (Vorschuss) in Rechnung stellen, einige Zeilen in Rechnung stellen, einen festen Vorschuss in Rechnung stellen.
Dieser Prozess ist sowohl für Dienstleistungen als auch für physische Produkte gut.
Verkaufsauftrag ‣ Lieferauftrag ‣ Rechnung
Einzelhändler und eCommerce fakturieren in der Regel auf der Grundlage von Lieferaufträgen anstelle von Kundenaufträgen. Dieser Ansatz eignet sich für Unternehmen, bei denen die von Ihnen gelieferten Mengen von den bestellten Mengen abweichen können: Lebensmittel (Rechnung auf der Grundlage des tatsächlichen Kg).
Auf diese Weise stellen Sie bei einer Teillieferung nur das in Rechnung, was Sie wirklich geliefert haben. Wenn Sie Nachbestellungen ausführen (teilweise liefern und den Rest später liefern), erhält der Kunde zwei Rechnungen, eine für jeden Lieferauftrag.
eCommerce-Bestellung ‣ Rechnung
Eine eCommerce-Bestellung löst auch die Erstellung der Bestellung aus, wenn sie vollständig bezahlt ist. Wenn Sie die Zahlung von Bestellungen per Scheck oder Überweisung zulassen, erstellt Odoo nur eine Bestellung und die Rechnung wird erst nach Eingang der Zahlung ausgelöst.
Verträge
Reguläre Verträge ‣ Rechnungen
Wenn Sie Verträge verwenden, können Sie Rechnungen auf der Grundlage von Zeit- und Materialaufwand, Spesen oder festen Leistungszeilen/Produkten auslösen. Jeden Monat löst der Vertriebsmitarbeiter die Rechnungsstellung auf der Grundlage von Aktivitäten auf der Grundlage des Vertrags aus.
Aktivitäten können sein:
- feste Produkte/Dienstleistungen, die aus einem mit diesem Vertrag verbundenen Verkaufsauftrag stammen
- gekaufte Materialien (die Sie neu in Rechnung stellen werden)
- zeit und Material auf der Grundlage von Stundenzetteln oder Einkäufen (Untervergabe)
- ausgaben wie Reise- und Unterkunftskosten, die Sie dem Kunden erneut in Rechnung stellen
Sie können am Ende des Vertrags fakturieren oder Zwischenrechnungen auslösen. Dieser Ansatz wird von Dienstleistungsunternehmen verwendet, die hauptsächlich auf der Grundlage von Zeit und Material fakturieren. Für Dienstleistungsunternehmen, die zum Festpreis fakturieren, verwenden sie einen regulären Kundenauftrag.
Wiederkehrende Verträge ‣ Rechnungen
Bei Abonnements wird periodisch automatisch eine Rechnung ausgelöst. Die Häufigkeit der Fakturierung und die fakturierten Leistungen/Produkte werden auf dem Vertrag festgelegt.
Andere
Manuelles Erstellen einer Rechnung
Benutzer können Rechnungen auch manuell erstellen, ohne Verträge oder einen Kundenauftrag zu verwenden. Dies ist ein empfohlener Ansatz, wenn Sie den Verkaufsprozess (Angebote) oder die Lieferung der Produkte oder Dienstleistungen nicht verwalten müssen.
Selbst wenn Sie die Rechnung aus einem Kundenauftrag generieren, kann es in Ausnahmefällen erforderlich sein, Rechnungen manuell zu erstellen:
- wenn Sie eine Rückerstattung erstellen müssen
- Wenn Sie einen Rabatt gewähren müssen
- wenn Sie eine aus einem Kundenauftrag erstellte Rechnung ändern müssen
- wenn Sie etwas in Rechnung stellen müssen, das nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehört
Spezifische Module
Einige spezifische Module sind auch in der Lage, Rechnungsentwürfe zu generieren:
- Mitgliedschaft: Stellen Sie Ihren Mitgliedern jedes Jahr eine Rechnung aus
- Reparaturen: Rechnen Sie Ihre Kundendienstleistungen ab