Memento zur Rechnungslegung für Unternehmer (US GAAP)

Der Gewinn- und Verlustbericht (P&L) zeigt die Leistung des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum (normalerweise das laufende Jahr).

Der Bruttogewinn entspricht den Einnahmen aus dem Verkauf abzüglich der Kosten der verkauften Waren.
Betriebskosten (OPEX) umfassen Verwaltung, Verkaufs- und F&E-Gehälter sowie Mieten und Nebenkosten, sonstige Kosten, Versicherungen, … alles, was über die Kosten der verkauften Produkte hinausgeht.

Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der Unternehmensfinanzen zu einem bestimmten Zeitpunkt (im Gegensatz zur Gewinn- und Verlustrechnung, die eine Analyse über einen bestimmten Zeitraum darstellt)

Assets repräsentieren das Vermögen des Unternehmens, Dinge, die es besitzt. Das Anlagevermögen umfasst Gebäude und Büros, das Umlaufvermögen umfasst Bankkonten und Bargeld. Ein Kunde, der Geld schuldet, ist ein Vermögenswert. Ein Mitarbeiter ist kein Vermögenswert.
Verbindlichkeiten sind Verpflichtungen aus vergangenen Ereignissen, die das Unternehmen in der Zukunft begleichen muss (Rechnungen von Versorgungsunternehmen, Schulden, unbezahlte Lieferanten).
Eigenkapital ist der Betrag der von den Eigentümern (Gründern oder Aktionären) eingebrachten Gelder zuzüglich der zuvor einbehaltenen Gewinne (oder Verluste).
Jedes Jahr werden die Nettogewinne (oder -verluste) unter den Gewinnreserven ausgewiesen.

Was im Besitz ist (ein Vermögenswert), wurde durch Schulden zur Rückzahlung (Verbindlichkeiten) oder Eigenkapital (Gewinne, Kapital) finanziert.

Es wird unterschieden zwischen dem Kauf eines Vermögensgegenstands (z.B. eines Gebäudes) und Ausgaben (z.B. Treibstoff). Vermögenswerte haben im Laufe der Zeit einen inneren Wert, wohingegen Ausgaben, die einen Wert haben, verbraucht werden, damit das Unternehmen „arbeiten“ kann.

Aktiva = Passiva + Eigenkapital

Kontenplan

Der Kontenplan listet alle Konten auf, unabhängig davon, ob es sich um Bilanz- oder GuV-Konten handelt. Jede finanzielle Transaktion (z.B. eine Zahlung, eine Rechnung) wirkt sich auf die Konten aus, indem der Wert von einem Konto (Haben) auf ein anderes Konto (Soll) verschoben wird.

Saldo = Soll - Haben

Buchungssätze

Jedes Finanzdokument des Unternehmens (z.B. eine Rechnung, ein Kontoauszug, eine Gehaltsabrechnung, ein Kapitalerhöhungsvertrag) wird als Journalbuchung erfasst und wirkt sich auf mehrere Konten aus.

Damit eine Journalbuchung ausgeglichen werden kann, muss die Summe aller ihrer Belastungen gleich der Summe aller ihrer Gutschriften sein.

beispiele für Buchhaltungsbuchungen für verschiedene Transaktionen. Beispiel:

Beispiel 1: Kundenrechnung:

Erklärung:

Sie generieren einen Umsatz von $1.000
Sie haben eine Steuer von $90 zu zahlen
Der Kunde schuldet $1.090

Konfiguration:

Einkommen: definiert auf dem Produkt oder der Produktkategorie
Debitorenkonto: auf dem Kunden definiert
Steuer: definiert auf dem Steuersatz in der Rechnungszeile
Die auf der Rechnung verwendete Steuerposition kann eine Regel haben, die das Einkommenskonto oder die auf dem Produkt definierte Steuer durch eine andere ersetzt.

Beispiel 2: Kundenzahlung:

Erklärung:

Ihr Kunde schuldet $1.090 weniger
Sie erhalten $1.090 auf Ihr Bankkonto

Konfiguration:

Bankkonto: definiert auf dem zugehörigen Bankjournal
Debitorenkonto: auf dem Kunden definiert

Ausgleich offener Posten

Abgleich ist der Prozess der Verknüpfung von Journalposten eines bestimmten Kontos, der Abgleich von Gutschriften und Belastungen.

Sein Hauptzweck besteht darin, Zahlungen mit den zugehörigen Rechnungen zu verknüpfen, um bezahlte Rechnungen zu kennzeichnen und die Kundenabrechnung zu klären. Dies geschieht durch eine Abstimmung auf dem Konto Accounts Receivable.

Eine Rechnung wird als bezahlt markiert, wenn ihre Debitorenjournalartikel mit den zugehörigen Zahlungsjournalartikeln abgestimmt sind.

Der Abgleich wird vom System automatisch durchgeführt, wenn:

die Zahlung wird direkt auf der Rechnung registriert
die Verknüpfungen zwischen den Zahlungen und den Rechnungen beim Bankabgleich erkannt werden

Beispiel einer Kundenerklärung

Außenstände	Soll	Haben
Rechnung 1	100
Bezahlung 1.1		70
Rechnung 2	65
Bezahlung 1.2		30
Zahlung 2		65
Rechnung 3	50

Zu zahlende Gesamtsumme	50

Ausgleich Bankkonto

Bankabstimmung ist der Abgleich von Kontoauszugszeilen (von Ihrer Bank bereitgestellt) mit intern erfassten Transaktionen (Zahlungen an Lieferanten oder von Kunden). Dies kann für jede Zeile in einem Kontoauszug erfolgen:

mit einer zuvor aufgezeichneten Zahlung abgeglichen:: eine Zahlung wird registriert, wenn ein Scheck von einem Kunden eingeht, und dann beim Überprüfen des Kontoauszugs abgeglichen
als neue Zahlung erfasst:: die Journalbuchung der Zahlung wird erstellt und bei der Bearbeitung des Kontoauszugs mit der zugehörigen Rechnung abgestimmt
als eine weitere Transaktion aufgezeichnet:: banküberweisung, Direktbelastung usw.

Odoo sollte die meisten Transaktionen automatisch abgleichen, nur einige wenige sollten manuell überprüft werden müssen. Wenn der Bankabstimmungsprozess abgeschlossen ist, sollte der Saldo des Bankkontos in Odoo mit dem Saldo des Kontoauszugs übereinstimmen.

Handhabung von Schecks

Es gibt zwei Ansätze für die Verwaltung von Schecks und internen Überweisungen:

Zwei Journalbuchungen und ein Abgleich
Eine Journalbuchung und eine Bankabstimmung

Die erste Journalbuchung wird erstellt, indem die Zahlung auf der Rechnung registriert wird. Die zweite Journalbuchung wird bei der Registrierung des Kontoauszugs erstellt.

Konto	Soll	Haben	Ausgleich offener Posten
Debitorenkonto		100	Rechnung ABC
Nicht eingezahlte Gelder	100		Prüfen 0123

Konto	Soll	Haben	Ausgleich offener Posten
Nicht eingezahlte Gelder		100	Prüfen 0123
Bank	100

Eine Journalbuchung wird erstellt, indem die Zahlung auf der Rechnung registriert wird. Beim Abgleich des Kontoauszugs wird die Auszugszeile mit der vorhandenen Journalbuchung verknüpft.

Konto	Soll	Haben	Ausgleich offener Posten	Bankauszug
Debitorenkonto		100	Rechnung ABC
Bank	100			Erklärung XYZ